PI Planning
Hur man lyckas med PI-Planning på distans.
Går det att köra PI-Planning utan att träffas fysiskt i en stor konferenslokal med Program Board på väggen? Ja det går faktiskt alldeles utmärkt. Med rätt verktyg och rätt mindset är det inga problem att genomföra en PI-Planning helt på distans. Nedan följer ett antal tips på hur ni kan göra.
Möten online
ART-gemensamt digitalt möte
Skapa ett digitalt möte som sträcker sig över hela PI-Planning. Detta möte bör vara ett stående möte som används för alla tillfällen då hela ART:en ska vara med. Det är även bra om RTE och PM är uppkopplade i detta möte hela tiden, då blir det enkelt för teamen att nå dem, det är bara att gå in i mötet.
Separata Teammöten
Alla Scrum Masters kan skapa ett digitalt möte för sitt team. Varje team får då sitt eget digitala möte de kan använda fritt under planeringen. För att komma så nära fysisk PI-Planning som möjligt är det bra om alla har sina kameror igång i sitt teammöte.
Länkar
En av fördelarna med PI-Planning är att alla ses och planerar ihop. För att hitta varandra i en distribuerad miljö måste alla länkar till alla digitala möten finns tillgängliga. Se till att länkarna för det ART-gemensamma mötet samt alla teammöten finns tillgängliga för alla. Möteslänkarna kan kopieras och skickas ut eller läggas på en gemensam digital yta.
Digitala ytor
För att få PI-Planning att fungera distribuerat måste vi skapa digitala ytor för alla våra boards. Det finns många olika verktyg för att skapa digitala whiteboards så som Miro, Mural, Confluence m.fl. Vissa verktyg har även integrationer med de vanligaste backlogverktygen vilket gör arbetet effektivare. Nedan följer exempel på hur en digital yta för PI-Planning kan se ut.

Exempel på digital yta för PI-Planning
Teamboard
Det är bra att ha samma digitala yta för hela ART:en, alltså alla teamboards och övriga boards som behövs på samma yta. Här finns Program board, Risk board och teamens egna boards samt Retrospective boards. Vi har även agendan samt en inlänkad Program Backlog.
I dessa boards arbetar teamen löpande och bygger upp planerna precis på samma sätt som om allt gjordes på kontoret fysiskt. På Program Board länkas stories till Features för att visa på beroenden mellan team precis på samma sätt som med garn på en fysisk board. Här ser ni exempel på inzooming av Program Board och en teamboard.

Draft och Final Plan Review
Vid presentation av Draft och Final Plan Review kan RTE:n dela skärm i det ART-gemensamma digitala mötet och zooma in på de olika teamens boards och deras PI Objectives samtidigt som teamen förklarar sina planer.
Risk ROAMing
På den digitala risk boarden kan teamen sätta upp lappar löpande, precis som på en vanlig fysisk board. Vid Risk ROAMing zoomar RTE:n in på riskboarden och alla risker ROAMas.

Exempel Risk board
Confidence vote
Confidence vote görs bäst via t.ex. Microsoft Forms, Mentimeter eller liknande. Nedan är ett exempel gjort i Mentimeter.

Exempel på confidence vote
PI-Planning Retrospectiv
Alla kan, när de vill, under PI-Planning skapa en lapp och sätta på retrospectiveboarden. Själva boarden kan man förstås designa som man vill men en vanlig Start-Stop-Continue fungerar utmärkt.

Agenda
Agendan för PI-Planning kan var precis som vanligt. Här bredvid ser ni inzooming på den digitala ytan.

Exempel på agenda
Lycka till!
Vi hoppas att dessa tips skall hjälpa er så ni lyckas bra med er distribuerade PI-Planning.
Hör gärna av er om ni har frågor eller vill ha assistans.
Stort lycka till med er distribuerade PI-Planning!
Mvh Aliby
Har du frågor om agil organisation?

Henrik Lindberg
+46 70 864 69 08
henrik.lindberg@aliby.se