I dagsläget är det inte möjligt att ha samlokaliserade Scrumteams vilket vi ju egentligen vill och vad vi är vana vid. Pandemin har på både gott och ont tvingat fram ett förändrat arbetssätt. Vi har börjat jobba mer hemifrån och lärt oss att det faktiskt går att få distansarbete att fungera riktigt bra, även för agila team. Det gäller bara att ta till sig ny teknik och börja använda verktyg vi inte använt tidigare. Om vi gör det fungerar distansarbete riktigt bra.

Vad är det då för verktyg och hur får vi till ett effektivt distansarbete? Här kan ni se ett par väldigt värdefulla tips och idéer på hur ni kan få ett bra samarbete i agila team även utan att träffas fysiskt. Flera av tipsen är såklart inte bara relaterade till att du jobbar agilt utan kan användas ändå i din dagliga kontakt med kollegerna.

Vad tycker du? Kom gärna med egna tips, idéer.

 

Teammedlemmarna i agila team behöver samarbeta och ha en nära relation till varandra. De behöver kunna skissa och rita på Whiteboards och diskutera lösningar med varandra. Nedan följer ett antal tips på hur man kan göra detta på ett effektivt sätt utan att träffas fysiskt.

 

1. Kommunikation

Det är väldigt viktigt att det är enkelt att prata med varandra inom teamet. Normalt är det bara att säga något så hör hela teamet och man får snabbt svar på sin fråga. För att komma så nära den situationen som möjligt på distans är kommunikation via videokonferens mycket viktigt. Det finns flera olika verktyg för att koppla upp sig och köra digitala möten. Microsoft Teams har på senare tid kanske kommit bli det främsta men även Zoom, Google Meet m.fl finns. Säkerställ att ni har ett bra verktyg.

2. Digital teamyta i Sharepoint, Teams eller liknande

Nästan alla team har redan en digital yta för sina ”teamgemensamma” dokument mm. Denna blir ännu viktigare nu när det inte går att sätta upp information på väggarna i vårt teamrum på kontoret. Se till att underhålla er digitala teamyta och använd den mycket.

3. Möte i Teams hela dagen

Som Scrum team kan man boka in ett väldigt långt Teamsmöte i kalendern och vara inne i det hela dagen. Detta skapar en känsla av att alla är närvarande och det blir enkelt att ställa en fråga till sina kollegor. Ha gärna kameran på också men mikrofonen bör vara mutad så mycket som möjligt så tangentbord och andra bakgrundsljud inte stör. Dubbla skärmar skadar inte om du har möjlighet till det.

4. Kameran på

Det gäller att komma så nära samlokalisering som möjligt och ett steg är att ha kameran igång så att ni ser varandra så mycket som möjligt. Vi vill få känslan av att vi sitter tillsammans och då ser vi varandra hela tiden. Gå in i ert stående videomöte och slå på kameran och låt den vara på hela dagen. Vi vill gärna att kameran sitter på rätt höjd också så man inte bara ser rakt upp i ansiktet underifrån vilket det ofta blir med den inbyggda kameran i laptoppen. De som har större extern skärm kan sätta en webkamera uppe på den. Det bästa är dock om man kan ställa kameran på stativ en bit bort i rummet och låta den filma hela arbetsplatsen, det är ju så vi ser varandra på kontoret.

5. Digital whiteboard

Det finns väldigt bra verktyg för att kunna rita och skissa digitalt. Miro och Mural är två av dessa. Skaffa ett konto på t.ex. Miro, där finns dessutom färdiga mallar för Scrumboards, PI-Planning m.fl. En stor fördel med dessa är att vi aldrig behöver sudda ut något utan kan enkelt starta en ny tom whiteboard och spara undan den gamla.

6. PI-planning digitalt

Det är fullt möjligt att köra PI-planning helt digitalt. Det vi behöver är ett antal verktyg så som t.ex. Teams, backlogverktyg, och Miro. I Miro finns en mall för PI-Planning som innehåller alla de boards som behövs. Här finns Programboard, Teamboards, Riskboard m.fl. Det fungerar alldeles utmärkt att köra PI-Planning på detta sätt.

7. Samma tid för lunch och fikaraster

För att skapa teamkänsla är det bra om vi har samma tider för fika och lunch, så brukar vi ju ha det på kontoret. Vi startar och avslutar dagen olika tid men vi brukar äta lunch tillsammans. Prata ihop er via ert stående möte och kom överens om när det är lunch eller dags för en fika. Smyg aldrig iväg på lunch utan att säga till dina teamkollegor, det skulle du ju aldrig göra på kontoret.

8. Walk and talk med mobilen

När man arbetar hemifrån är det stor risk att man stannar inomhus hela dagen. För att råda bot på det kan man ta en promenad efter lunch och prata med varandra via exempelvis Teams i telefonen.

9. Promenad till jobbet

Ett sätt att skapa känslan av att man går till jobbet är att ta en promenad efter frukost innan man börjar arbeta. Frisk luft ger energi och det blir lite som att ta sig till jobbet och det är lättare att komma in i ”arbetsmode” när man sätter sig framför datorn.

10. Gör er iordning som om ni skulle till kontoret

Ytterligare ett sätt att skapa känslan av att vi är på kontoret, och att trivas med att ha kameran igång, är att göra sig iordning som om vi skulle till jobbet. Om du i vanliga fall fixar till dig innan du går till jobbet kan du ju göra det nu också, du jobbar ju trots allt och representerar dig själv och ert varumärke på samma sätt som tidigare.

11. Fysisk träff ibland

Kanske kan vi faktiskt träffas en gång varannan vecka eller ta en lunch ihop, om man kan göra det Coronasäkert. De dagarna kan man dessutom börja arbeta hemma 1–2 timmar och åka till kontoret lite senare än vanligt för att inte belasta kollektivtrafiken i rusningstid. Väl på kontoret kan det ju faktiskt vara mindre trängsel än på hemmaplan 🙂

 

Vi hoppas att dessa tips och idéer kan hjälpa er till ett effektivare och trivsammare samarbete i era agila team. Om ni har frågor eller vill ha hjälp så hör gärna av er. Vi har sett hur bra detta kan fungera och hjälper väldigt gärna till.

Av: Henrik Lindberg, 070-864 69 08

 

 

Triathleten som också gillar motorcykelkörning
både på vägar och i skogen. Han har stor
passion för agila metoder och blir alltid lika
glad när han får se hur team blir effektivare
och trivs bättre tack vare agil transformation.