I denna artikel vill jag dela med mig lite av min senaste upphandling av IT-tjänster och driftleverantör. Hos en välrenommerad affärsjuridisk advokatbyrå. Är det ens möjligt? Att det skulle finnas en del att tänka på och utreda kring, säkerställa inför och förhandla om var jag i alla fall säker på. För att få en bakgrundsbild och inblick i vilket förarbete som görs innan en eventuell upphandling blir konkret och nyttig för beställaren tipsar jag om mitt förra inlägg på temat Outsourcing av IT-tjänster som finns här.
Utöver det grundläggande arbetet med bland annat strategi och nulägesbild så behöver vi alltid gå till botten med vilka specifika regleringar, eventuell speciallagstiftning, rekommendationer och riktlinjer som finns för branschen och företaget som vill outsourca något. Förutom en hel del generella krav, grundläggande IT- och informationssäkerhetskrav så visste jag alltså redan innan att advokater har krav och förväntningar utöver de vanliga och dessa ville jag såklart säkerställa i upphandlingen. Att en advokatbyrå tar steget att oursourca IT bottnar i att inte heller denna annars konservativa bransch har undgått digitaliseringens framfart som möjliggör vision om att ligga i framkant avseende att digitalisera advokatarbetet och skapa värde för verksamhet och klienter. Marknaden erbjuder IT till mer attraktiva priser och kan förmodligen lätt konkurrera med IT-drift i egen regi då det RÄTT upphandlat innebär skalfördelar, lägre kostnader, högre säkerhet och tillgängligt.
Marknaden erbjuder IT till mer attraktiva priser och kan förmodligen lätt konkurrera med IT-drift i egen regi då det RÄTT upphandlat innebär skalfördelar, lägre kostnader, högre säkerhet och tillgängligt.
Till en början så jobbade vi gemensamt fram en strategi för IT-sourcing. Den skulle komma att innehålla byråns sammanfattande syn på outsourcing, extra tonvikt på säkerheten och relationen med partners. En strategi bör också sammanfatta de mål man önskar uppnå, här sattes förväntningar på framtida leverantörer och vad de bör uppfylla för att vara ett attraktivt val för en advokatbyrå.
De huvudsakliga målen avseende IT för framtiden hos byrån har identifierats och där vi konstaterat att outsourcing av vissa IT-tjänster är möjliggörare för att uppnå målen.
Innan flytt av ett system hos en advokatbyrå till en extern driftleverantör eller molntjänst är det av högsta vikt att vid varje fall utreda riskerna med detta avseende informationsklassificering, etiska regler, klienternas typ av verksamhet och samtycke. En extern partner för leverans av IT-tjänster måste därför vara rustad för att svara upp mot de etiska krav som ställs på advokatbyråer till skydd för klienterna. – Superviktigt!
Jag nämnde tidigare att det var viktigt att utreda branschspecifika riktlinjer när du ser över möjligheterna för outsourcing. I detta fall exempelvis advokaters etiska regler och det faktum att ingenting får äventyra klientens sekretess och hur extern åtkomst ska hanteras, som rutiner för hantering av tvångsåtgärder.
För vidare läsning och fördjupning finns från Advokatsamfundet en bra rapport som heter Vägledning om användningen av externa IT-tjänster i advokatverksamhet. Där hittar vi bland annat i texten ”Arbetsgruppen gör sammantaget bedömningen att det inte finns något hinder mot att använda externa IT-lösningar, under förutsättning att advokatens tystnadsplikt och övriga yrkesplikter upprätthålls och efterlevs.” Efter vidare läsning är det lätt att förstå att det inte är helt okomplicerat att outsourca i advokatbranschen och att de flesta av rekommendationerna rör klientens sekretess och rekommendationer om just säkerhetskravställning. I denna upphandling tog vi beslutet att följa samtliga rekommendationer. Då kommer det, inte alls förvånande som ett brev på posten att exempelvis Office 365 som är den vanligaste tjänsten idag inte passerar, alltså rekommenderat nej till användandet av cloudtjänster där data hanteras i datahallar utanför Sverige för hanteringen av byråns informationshantering i verksamheten. Jag går inte djupare in på varken teknik eller informationssäkerhet i detta inlägg utan fokuserar vidare på upphandlingsförfarandet.
I denna upphandling gjorde vi ett urval av fem potentiella leverantörer, några nya för byrån och ett par befintliga leverantörer fick frågan att delta i upphandlingen. Denna skedde genom att de inbjudna fick ta del av ett förfrågningsunderlag, innehållandes sourcingstrategi, nulägesbild, förutsättningar och kravställning. Parallellt med anbudssökandes arbete med kraven fick de komma och presentera sig, ställa frågor och därefter vid ett senare tillfälle komma tillbaka med hur väl de uppfyller kraven samt förslag på lösning. Efter denna runda stod det klart vilka som skulle kunna leverera målbilden, det blev två anbudssökanden kvar som vi valde att förhandla avtal med.
När det kommer till förhandlingsskede i en upphandling brukar jag alltid rekommendera att beställare och upphandlingsprojekt tar hjälp av sin juridikavdelning och helst advokat med IT-rätt och avtal som specialistgren. Helst bör du som upphandlare, inköpare, beställare redan tidigt involvera eller åtminstone informera ert ombud vad som är på gång då de kan ju komma med kloka frågor, har kunskap om regler och lagar för just din bransch och vad som kan vara lämpligt inför ett outsourcingprojekt. Har inte jurist varit involverad eller på banan tidigare i projektet är det absolut hög tid nu. I denna upphandling och outsourcingprojekt är det inte svårt att förstå att vi redan var på banan med denna del. Vi satt ju redan med det absoluta toppskiktet i branschen när det kom till förhandling och IT-juridik!
Tveka inte att kontakt oss för dina specifika frågor om upphandling av IT-tjänster eller boka ett introduktionsmöte.
Om Sourcing Management på Aliby
Sourcing Management är Alibys erbjudande för att stödja alla delar i en affär där IT, stödsystem och digitalisering på något sätt ska köpas in och hanteras. Vare sig det rör sig om traditionell outsourcing, inköp av molntjänster eller hantering av flera olika leverantörer kan Alibys modell användas steg för steg eller inom utvalda områden beroende på var i processen er organisation befinner sig.
Tjänsterna är baserade på flera års erfarenhet av arbete både i privat och offentlig sektor samt iakttagelser inom branschen i sin helhet. Alibys medarbetare hänger med i trenderna och förstår att hantera de utmaningar och möjligheter som kunderna ställs inför. Aliby anser att outsourcing-strategin måste gå som en röd tråd genom alla processer och följa avtalets livscykel, dvs. strategin för IT och sourcing måste genomsyra hela inköpsprocessen och följa vidare hantering av tjänster, från idé och initiativ till avtal och framtida leverans.
Vi vill utmana rådande synsätt på utvecklingen av affärsmodeller och förespråkar mer innovativa varianter baserade på incitament och resultat – både gällande upphandlingsprojekt och outsourcingaffärer.
Boka ett introduktionsmöte med någon av oss här.