Posts

Upphandling och Outsourcing av IT-tjänster

Vissa tycker att det verkar enkelt att göra det själva, medan andra tycker att det låter komplext och tidskrävande. Oavsett så är outsourcing av IT-tjänster en strategisk fråga som bör hanteras och förberedas på ledningsnivå. Min erfarenhet från många bolag som slarvat sig igenom processen är att de skrivit på avtal där de framtida leverantörerna sitter med alla kort på hand – Win-loose till leverantörens fördel. Ett annat förekommande misstag är att inte ta hänsyn till eller missa vikten av att ha kvar en kompetent beställarkompetens. Fokus läggs på kostnader och ytterst lite eller obefintligt engagemang på kravställning och förhandling på områden inom effektivitet, säkerhet och sist men inte att förringa, relation och win-win. Konsekvensen blir avsaknad av kvalitet i både avtal och leverans. På grund av att exitvillkor inte diskuterats fastnar kunden ofta i ett långt avtal utan möjlighet att ta sig ur. På frågan varför det historiskt har blivit så här och varför det också fortsätter att hända – oavsett nya affärsmodeller, finns det lika många svar som det finns affärer. Om det handlar om traditionell outsourcing, co-location eller molntjänster spelar ingen som helst roll i sammanhanget. Det handlar enbart om vem som upphandlar och hur.

Inte sällan tar ledningen beslut om outsourcing med målet att sänka kostnaderna för IT och support samt att öka kvaliteten på leveransen. Man kanske rentav tar ett förhastat beslut för att bli av med ett upplevt kaos. Dessvärre blir det ofta en bidragande orsak till en mindre lyckad outsourcingaffär. Outsourca inte kaoset! Skapa i stället ordning genom att beskriva nuläget och informera potentiella leverantörer om situationen, dölj inget.

5 tips till dig som överväger outsourcing av IT men inte tagit steget

  1. Ta kontroll, kom i ordning och besluta därefter. Med ett dokumenterat nuläge och riskanalys kan den långsiktiga planen komma att se annorlunda ut och fokus kan läggas på att skapa värde i kommande leverans.

  2. Analysera nuläget, inte bara kostnader utan även effektivitet, säkerhet och kvalitet. Vad kan en outsourcingleverantör göra bättre inom dessa områden? Det kan till och med vara så att du som kund måste vara beredd att få betala mer för att uppnå målen.

  3. Utgå från ditt bolags vision och strategi. Ta fram en sourcingstrategi som beskriver verksamhetens behov, övergripande mål, principer och förväntningar på dina framtida leverantörer.

  4. Inkludera medarbetare och verksamhet i projektet. Med engagerade och motiverade deltagare blir upphandlingsarbetet mycket enklare, roligare och kompetensbrist kan undvikas.

  5. Om kunskapen eller tiden inte finns internt. Överväg att ta in extern kompetens. Det är en blygsam investering jämfört med kostnaderna och riskerna i ett otillräckligt avtal.

Varför ta in upphandlingsstöd eller upphandlingskonsult?

Upphandlingsstöd kan hjälpa till med att genomföra en hel upphandling eller genom att agera som rådgivare i de moment ni inte har råd att lämna åt slumpen. Nedan följer en rad exempel:

  • Ta fram vision, strategi och mål för vad som ska köpas och hur, vad som ska levereras och varför.
  • Skapa upphandlingsplan
  • Genomföra nuläges- och gapanalys
  • Genomföra riskanalys
  • Driva processen framåt (både internt och externt)
  • Dokumentera och sammanställa upphandlingsunderlag
  • Tillföra marknadskännedom
  • Förbereda och dokumentera möten och workshops
  • Genomföra utvärderingar
  • Dokumentera för- och nackdelar och återkoppla internt och externt
  • Bistå i avtalsförhandlingar
  • Ge professionell återkoppling till parter som inte vann upphandlingen
  • Bistå med stöd/beställarkompetens i leveransläge efter färdigt avtal

Om Sourcing Management på Aliby

Sourcing Management är Alibys erbjudande för att stödja alla delar i en affär där IT och digitalisering på något sätt ska köpas in och hanteras. Vare sig det rör sig om traditionell outsourcing, inköp av molntjänster eller hantering av flera olika leverantörer kan Alibys modell användas steg för steg eller inom utvalda områden beroende på var i processen er organisation befinner sig.

Tjänsterna är baserade på flera års erfarenhet av arbete både i privat och offentlig sektor samt iakttagelser inom branschen i sin helhet. Alibys medarbetare hänger med i trenderna och förstår att hantera de utmaningar och möjligheter som kunderna ställs inför. Aliby anser att outsourcing-strategin måste gå som en röd tråd genom alla processer och följa avtalets livscykel, dvs. strategin för IT och sourcing måste genomsyra hela inköpsprocessen och följa vidare hantering av tjänster, från idé och initiativ till avtal och framtida leverans.

Vi vill utmana rådande synsätt på utvecklingen av affärsmodeller och förespråkar mer innovativa varianter baserade på incitament och resultat – både gällande upphandlingsprojekt och outsourcingaffärer.






Tobias Linder

tobias.linder@aliby.se
+46-73 074 68 75

Kommentarer är stängda för denna post...